4.1 Greiðslugrunnur og rekstrargrunnur í reikningshaldi
4.1 Greiðslugrunnur og rekstrargrunnur í reikningshaldi
Hæfniviðmið
Að loknum þessum kafla átt þú að geta:
Í kaflanum eru kynnt grunnatriði reikningshalds á greiðslugrunni og rekstrargrunni og fjallað um hvers konar fyrirtæki velja hvora aðferð. Sum einkarekin félög kjósa að miðla fjárhagsupplýsingum á greiðslugrunni fremur en rekstrargrunni.
Reikningshald á greiðslugrunni
Handbært fé er lykilatriði í rekstri og myndar grundvöll annarrar af tveimur helstu aðferðum við skráningu viðskipta. Eins og heitið gefur til kynna eru viðskipti samkvæmt greiðsluaðferðinni aðeins færð þegar fé berst eða er greitt. Inn- og útstreymi handbærs fjár er því skráð þegar það á sér stað. Aðferðin er einkum notuð af litlum fyrirtækjum sem eiga að mestu staðgreiðsluviðskipti. Samkvæmt hinni aðferðinni, rekstrargrunnsaðferðinni, eru viðskipti færð þegar til þeirra er stofnað, óháð greiðslutíma. Þá eru tekjur færðar á móti þeim gjöldum sem stofnað er til við að afla þeirra; það nefnist samsvörunarreglan. Flest skráð félög nota þessa aðferð. Í kaflanum eru aðferðirnar bornar saman, áhrif þeirra á reikningsskil skýrð og fjallað um tímamörkun, eignfærslu og gjaldfærslu.
Lítum á dæmi. Í lok ágúst hafði Chris lokið fyrsta rekstrarmánuði garðþjónustunnar sinnar og reiknaði hreinan hagnað samkvæmt greiðsluaðferðinni. Algengt er að lítil sprotafyrirtæki velji þessa aðferð. Hún er auðskilin, krefst ekki sérþekkingar og beinir athyglinni að því sem skiptir mestu fyrir áframhaldandi rekstur: handbæru fé. Chris skráði því eingöngu það fé sem barst fyrirtækinu og það sem það greiddi. Tekjur fyrsta mánaðarins námu 1.400 Bandaríkjadölum, sem henni þótti gott í upphafi rekstrar. Að frádregnum gjöldum stóðu þó aðeins 250 Bandaríkjadalir eftir og hún fór að hafa áhyggjur af framtíð fyrirtækisins. Þyrfti hún að margfalda söluna til að ná viðunandi hagnaði í hverjum mánuði?
Síðar í kaflanum kemur í ljós hvernig aðferðirnar tvær breyta þeirri mynd sem Chris fær af rekstrinum og hafa þar með áhrif á ákvarðanir hennar.
Í reikningshaldi á greiðslugrunni eru viðskipti ekki færð í reikningsskil fyrr en greiðsla fer fram. Tímasetning tekju- og gjaldfærslu ræðst því af því hvenær fé berst eða er greitt. Í dæminu hér að framan mat Chris afkomu garðþjónustunnar í ágúst eingöngu út frá sjóðstreymi mánaðarins. Mun einfaldara er að halda utan um reikningshald á greiðslugrunni en rekstrargrunni.
Reikningshald á rekstrargrunni
Skráð félög gera reikningsskil annaðhvort samkvæmt bandarískum almennt viðurkenndum reikningsskilareglum (GAAP) eða alþjóðlegum reikningsskilastöðlum (IFRS), eftir því sem reglur bandaríska verðbréfaeftirlitsins (SEC) heimila. GAAP-reglurnar eru reikningsskilastaðlar sem Financial Accounting Standards Board (FASB) og Governmental Accounting Standards Board (GASB) hafa sett. Þótt GAAP og IFRS eigi margt sameiginlegt er einnig verulegur munur á þeim. Notendur reikningsskila þurfa því að vita samkvæmt hvoru regluverkinu þau voru gerð. Öll skráð og einkarekin félög sem beita GAAP eða IFRS verða þó að gera reikningsskil á rekstrargrunni. Þá skal færa tekjur og gjöld á því reikningstímabili þegar teknanna er aflað og stofnað er til gjaldanna, óháð því hvenær fé berst eða greiðsla fer fram. Á þessum grunni byggjast reglan um tekjufærslu og reglan um gjaldfærslu, sem einnig nefnist samsvörunarreglan.
Rekstrargrunnurinn tengir tekjur betur við þau gjöld sem stofnað er til við öflun þeirra og samræmir framsetningu upplýsinga þannig að þær verði samanburðarhæfar. Slíkur samanburður skiptir ytri notendur máli þegar þeir taka ákvarðanir um fjárfestingar eða lánveitingar. Hann nýtist einnig stjórnendum við mat á rekstrarárangri, gerð fjárhagsáætlana og mótun vaxtarstefnu.
Hver notar hvora aðferð?
Reikningshald á greiðslugrunni getur verið hagkvæmt og hentað tilteknum rekstri, svo sem búrekstri eða sérfræðiþjónustu lögfræðinga og lækna. Rekstrargrunnur er þó talinn fræðilega traustari, þar sem viðskipti eru færð þegar vara eða þjónusta er veitt en ekki þegar greiðslan berst. Greiðsla getur borist löngu eftir að viðskiptin eiga sér stað. Þessi tímamörkun gerir fagaðilum í reikningshaldi kleift að veita hagsmunaaðilum tímanlegar, viðeigandi og heildstæðar upplýsingar.
GAAP-reglurnar krefjast reikningshalds á rekstrargrunni vegna þess að það gefur yfirleitt gleggri mynd af fjárhagslegri stöðu fyrirtækis en greiðslugrunnur. Upplýsingarnar gera stjórnendum kleift að meta þróun rekstrarins og finna leiðir til úrbóta. Rekstrargrunnur auðveldar fyrirtækjum einnig að afla fjármögnunar, enda krefjast bankar yfirleitt rekstrarreikninga sem gerðir eru á þeim grunni. Bandaríska ríkisskattstjórnin (IRS) gerir jafnframt kröfu um upplýsingar á rekstrargrunni í skattframtölum fyrirtækja. Fyrirtæki sem halda birgðir verða auk þess almennt að nota rekstrargrunn við útreikning tekjuskatts, þótt undantekningar séu frá þeirri reglu.
Hvers vegna velja fyrirtæki þá greiðslugrunn? Fyrirtæki sem ekki eru skráð á hlutabréfamarkað geta notað hann við innri stjórnun ef lög eða samningar, svo sem lánssamningar við banka, krefjast ekki rekstrargrunns. Greiðslugrunnur er einfaldara kerfi til að fylgjast jafnóðum með tekjum sem hafa borist og gjöldum sem hafa verið greidd.