4.2 Hagrænn grundvöllur reikningshalds á rekstrargrunni
4.2 Hagrænn grundvöllur reikningshalds á rekstrargrunni
Hæfniviðmið
Að loknum þessum kafla átt þú að geta:
Skráningartími viðskipta og aðferðin sem beitt er geta haft veruleg áhrif á reikningsskil, einkum niðurstöðu rekstrarreiknings og þar með hreinan hagnað. Í kaflanum eru áhrif rekstrarviðskipta á reikningsskil samkvæmt hvorri aðferð skoðuð. Jafnframt er tvíhliða bókhald kynnt og útskýrt hvernig það heldur bókhaldsjöfnunni í jafnvægi.
Tímasetning rekstrarstarfsemi og sjóðstreymis
Rekstrarreikningurinn er jafnan fyrsta yfirlitið sem er útbúið við gerð reikningsskila. Hann sýnir fjárhagslega afkomu rekstrareiningar á tilteknu tímabili. Chris, sem rak fyrirtækið ein, stofnaði garðþjónustu 1. ágúst 2020 og færði fyrstu viðskiptin á greiðslugrunni. Hún fékk dráttarvél fjölskyldunnar að láni en þurfti sjálf að greiða eldsneyti og viðhald. Þann 31. ágúst voru aðeins 250 Bandaríkjadalir eftir á tékkareikningi fyrirtækisins.
Staðan var lægri en Chris hafði vænst. Tekjurnar námu 1.400 Bandaríkjadölum en 1.150 Bandaríkjadalir fóru í bremsuviðgerð, eldsneyti og tryggingar. Hreinn hagnaður var því 250 Bandaríkjadalir. Chris vildi að innstæða tékkareikningsins ykist mánaðarlega, en áttaði sig á að bremsuviðgerðin og tryggingin féllu ekki til í hverjum mánuði og tryggingagjaldið var óvenjuhátt. Hún gerði því ráð fyrir meiri innstæðu í september, þegar tekjur frá nýjum viðskiptavinum bættust við og gjöld yrðu lægri.
Dæmið um garðþjónustuna sýnir fjóra meginliði rekstrarreiknings: tekjur, gjöld, hagnað og tap á tilteknu tímabili (sjá mynd 4.2). Saman ráða þeir því hvort rekstrareining skilar hreinum hagnaði, þegar tekjur og hagnaður eru meiri en gjöld og tap, eða hreinu tapi, þegar gjöld og tap eru meiri. Liðirnir eru sundurliðaðir nánar í rekstrarreikningnum á myndinni.
Jafnan fyrir rekstrarreikninginn er:
Breytum dæminu og gerum ráð fyrir að tryggingagjaldið, 1.000 Bandaríkjadalir, sé greitt í september en ekki ágúst. Þá væri lokastaða tékkareiknings Chris 1.250 Bandaríkjadalir: fyrirtækið hefði aflað 1.400 Bandaríkjadala en aðeins greitt 100 Bandaríkjadali fyrir bremsuviðgerð og 50 Bandaríkjadali fyrir eldsneyti. Þetta er reikningshald á greiðslugrunni, þar sem sjóðstreymið er fært þegar fé berst eða er greitt, óháð því hvaða tímabili viðskiptin tilheyra. Á rekstrargrunni eru viðskiptin hins vegar færð á það tímabil sem þau varða.
Bókhaldsjafnan
Gagnlegt er að skoða bókhaldsjöfnuna út frá uppruna fjármagns og tilkalli til eigna. Eignir rekstrareiningar eru fjármagnaðar annaðhvort með skuldum eða framlögum eigenda. Lánardrottnar eða eigendur eiga því tilkall til hverrar eignar.
Í jöfnu verða báðar hliðar alltaf að vera jafnar. Sama gildir um bókhaldsjöfnuna. Áður en einstakir liðir hennar eru skoðaðir nánar þarf að skýra þrjú grunnhugtök: tvíhliða bókhald, debet og kredit og eðlilega stöðu hvers reiknings í bókhaldskerfinu.
Næst skoðum við eiginfjárlið bókhaldsjöfnunnar. Eigið fé er hrein eign rekstrareiningar og má jafnframt líta á það sem bókfært virði hennar. Tekjur af sölu vara og þjónustu auka þetta virði. Hver Bandaríkjadalur sem fyrirtækið aflar í tekjur hækkar því bókfært virði þess um sömu fjárhæð.
Gjöld sem stofnað er til við tekjuöflun draga á sama hátt úr bókfærðu virði rekstrareiningarinnar. Hver Bandaríkjadalur í gjöld lækkar virðið um sömu fjárhæð. Aðrir liðir reikningsskila hafa eftirfarandi áhrif:
Lítum aftur á garðþjónustu Chris og beitum sömu aðferð og í dæminu um eigin fjárhag. Fyrirtækið á eina eign: 250 Bandaríkjadali í handbæru fé. Dráttarvél fjölskyldunnar telst ekki eign fyrirtækisins, þar sem Chris á hana ekki. Skuldirnar eru engar, því öll gjöld hafa þegar verið greidd. Eignir nema því 250 Bandaríkjadölum og skuldir 0 Bandaríkjadölum. Samkvæmt bókhaldsjöfnunni er eigið fé 250 Bandaríkjadalir:
Tvíhliða bókhald
Tvíhliða bókhald byggist á þremur reglum:
Fyrirtæki þurfa einfalt en nákvæmt kerfi til að skrá öll viðskipti ársins. Bókhaldsdagbækur gegna því hlutverki.
Debet og kredit
Hvern höfuðbókarreikning má sýna sem vinstri og hægri hlið. Slík myndræn framsetning nefnist T-reikningur vegna þess að línurnar mynda bókstafinn T, eins og sést á mynd 4.3.
Debetfærslur eru skráðar vinstra megin á reikningi og kreditfærslur hægra megin. Önnur hliðin hækkar stöðu reikningsins en hin lækkar hana. Lokastaðan er mismunur samtölu debet- og kreditfærslna. Debet er oft skammstafað DR eða dr og kredit CR eða cr. Það fer eftir tegund reiknings hvor hliðin hækkar stöðuna. Áhrif debet- og kreditfærslna á hverja reikningstegund má sýna með útvíkkaðri bókhaldsjöfnu (sjá mynd 4.4).
Útvíkkaða bókhaldsjafnan sýnir að eignareikningar hækka við debetfærslu og lækka við kreditfærslu. Sama gildir um arðs- og gjaldareikninga. Skulda-, hlutafjár- og tekjureikningar hækka hins vegar við kreditfærslu og lækka við debetfærslu. Þessi tengsl skýrast betur þegar fjallað er um eðlilega stöðu reikninga.
Efnahagsreikningurinn endurspeglar bókhaldsjöfnuna (sjá mynd 4.5). Eignir eru sýndar öðrum megin en skuldir og eigið fé hinum megin. Til að auka gagnsæi eru eignir og skuldir flokkaðar eftir því hvort þær eru til skamms eða langs tíma. Veltufjármunir eru eignir sem eru nýttar innan árs en aðrar eignir teljast langtímaeignir. Skammtímaskuldir falla í gjalddaga innan árs en langtímaskuldir síðar.
Hver undirflokkur reikninga, til dæmis veltufjármunir og langtímaeignir, hefur hlið sem hækkar stöðuna og hlið sem lækkar hana. Þessi tengsl eru sýnd með T-reikningum og notuð við greiningu viðskipta.
Reikningar og höfuðbók eru grunnþættir sérhvers bókhaldskerfis. Reikningur sýnir hækkanir og lækkanir á eignum, skuldum eða eigin fé, sem eru grunnliðir bókhaldsjöfnunnar. Hver flokkur skiptist í marga einstaka reikninga. Fyrirtækið heldur þeim öllum, ásamt stöðu hvers reiknings, í höfuðbók sinni.