19.4 Stýring viðskiptakrafna

19.4 Stýring viðskiptakrafna

Við lok þessa hluta átt þú að geta:

• Útskýrt hvernig ákvarðanir um lánveitingar eru teknar.
• Útskýrt hvernig fylgst er með viðskiptakröfum.

Skilvirk stýring viðskiptakrafna skiptir miklu fyrir sjóðstreymi, arðsemi og rekstrarhæfi fyrirtækja sem selja vörur eða þjónustu í reikningsviðskiptum. Hún hefst áður en sala á sér stað, því þá þarf að ákveða hverjum skuli veita lán og með hvaða skilmálum.

• Á að heimila viðskiptavininum að kaupa í reikningsviðskiptum?
• Hvaða lánskjör skulu gilda, þar á meðal greiðslufrestur?
• Á að veita staðgreiðsluafslátt fyrir flýtigreiðslu?
• Hvert á lánamark viðskiptavinarins að vera?

Kreditkortasala telst ekki til viðskiptakrafna. Með því að taka við kreditkorti fær seljandi greiðsluábyrgð frá kortafyrirtæki á borð við VISA, MasterCard eða American Express, og andvirðið berst yfirleitt inn á bankareikning hans innan skamms.

Við sölu í reikningsviðskiptum metur lánastjóri eða annar sérfræðingur hversu líklegt er að viðskiptavinurinn greiði. Viðskiptavinir sem teljast fela í sér litla útlánaáhættu fá samþykki á grundvelli vandaðs lánshæfismats.

Við mat á lánshæfi eru meðal annars skoðuð reikningsskil viðskiptavinar, fjárhagslegar kennitölur og lánaskýrsla með lánshæfiseinkunn sem byggist á greiðslusögu hans gagnvart öðrum fyrirtækjum. Hafi fyrirtækið áður átt viðskipti við umsækjandann er sú greiðslusaga einnig metin vandlega áður en frekara viðskiptalán er veitt.

Ákvörðun lánastefnu

Lánastefna fyrirtækis setur reglur um lánveitingar og innheimtu. Hún kveður meðal annars á um afgreiðslu lánsumsókna, notkun lánshæfiseinkunna og upplýsinga frá lánshæfismatsstofum, greiningu reikningsskila, ákvörðun lánamarka og innheimtu þegar krafa er enn ógreidd eftir gjalddaga.

Ákvörðun lánskjara

Áður var fjallað um skilmála viðskiptalána. Lánskjör eru sá hluti sölusamnings sem tilgreinir gjalddaga, hugsanlegan staðgreiðsluafslátt og gjöld vegna vanskila.

Við sölu með opnum reikningi er samið um greiðslufrest og eftir atvikum afslátt fyrir flýtigreiðslu. Fyrirtæki ákveða lánskjör sín sjálf en taka yfirleitt mið af venjum atvinnugreinarinnar og kjörum samkeppnisaðila. Nettógreiðslufrestur er oft 30–90 dagar og staðgreiðsluafsláttur yfirleitt 1–3%, þótt hvort tveggja sé breytilegt eftir atvinnugreinum.

Ákvörðun lánskjara líkist verðlagningu: markaðsaðstæður móta hvort tveggja. Óhagstæðari lánskjör en samkeppnisaðilar bjóða geta dregið úr sölu og því fylgja fyrirtæki gjarnan viðmiðum atvinnugreinarinnar. Bjóði flestir keppinautar sambærilegan staðgreiðsluafslátt þarf fyrirtæki oft að gera það líka.

Lánskjörum má breyta í samræmi við markaðs- og fjármálamarkmið. Rýmri staðgreiðsluafsláttur eða lengri greiðslufrestur getur örvað sölu, en styttra afsláttartímabil eða fullt lánstímabil getur flýtt innheimtu. Sölu- og fjármálastjórn taka slíkar ákvarðanir yfirleitt í sameiningu.

Eftirlit með viðskiptakröfum

Fjármálastjórar nota nokkrar einfaldar aðferðir til að fylgjast með viðskiptakröfum. Ein þeirra er aldursgreining viðskiptakrafna, þar sem ógreiddar stöður viðskiptavina eru flokkaðar eftir aldri.

Viðskiptakrafa verður til við sölu í reikningsviðskiptum og aldur hennar miðast við dagafjölda frá útgáfu reiknings. Krafa vegna sölu 1. júní sem enn er ógreidd 15. júlí er því 45 daga gömul. Aldursgreiningin byggist á því að líkur á vanskilum aukist að jafnaði eftir því sem krafan stendur lengur ógreidd.

Í aldursgreiningu er ógreiddum kröfum skipt í aldursflokka og hverjum flokki úthlutað áætluðu hlutfalli óinnheimtanlegra krafna. Hlutfallið hækkar eftir því sem vanskilin hafa varað lengur. Til dæmis mætti áætla að 6% krafna sem eru 0–30 daga fram yfir gjalddaga innheimtist ekki, en 15% krafna sem eru 31–60 daga fram yfir gjalddaga. Áætlaðar óinnheimtanlegar fjárhæðir allra flokka eru síðan lagðar saman.

Aldursgreiningin nýtist lánastjórum og innheimtustjórum á tvo vegu. Hún sýnir annars vegar hve stór hluti heildarstöðu viðskiptakrafna gæti tapast og hins vegar hvaða viðskiptavinir greiða seint eða eru komnir í vanskil, svo hægt sé að beina innheimtu að þeim.

Bókarar og endurskoðendur nota aldursgreiningu til að meta afskrifaðar viðskiptakröfur tímabilsins og hæfilega niðurfærslu viðskiptakrafna. Afskrifaðar viðskiptakröfur eru rekstrarkostnaður sem verður til þegar viðskiptavinir greiða ekki. Niðurfærslan er hins vegar mótreikningur við viðskiptakröfur í efnahagsreikningi og endurspeglar mat stjórnenda á þeim hluta krafnanna sem líklega innheimtist aldrei.

Fjármálastjórar nota einnig kennitölur til að fylgjast með viðskiptakröfum. Veltuhraði viðskiptakrafna mælir hversu oft kröfurnar innheimtast og breytast í handbært fé á rekstrartímabili. Hár veltuhraði bendir til skjótrar innheimtu en lágur veltuhraði til þess að innheimtan taki fleiri daga.

Innheimtutími viðskiptakrafna mælir áætlaðan dagafjölda frá sölu þar til viðskiptakröfur breytast í handbært fé. Með samanburði við veitt lánskjör geta stjórnendur greint hvort innheimta dragist óeðlilega. Fjallað var um bæði innheimtutímann og veltuhraða viðskiptakrafna, ásamt reikniformúlum, fyrr í þessum kafla.

Viðskiptakröfur og víxilkröfur

Viðskiptakrafa byggist yfirleitt á óformlegu samkomulagi seljanda og viðskiptavinar. Hún er studd sölureikningi, ber venjulega ekki vexti og greiðist oft innan eins eða tveggja mánaða án umfangsmikillar skjalagerðar. Víxilkrafa er formlegri: eigin víxill er bindandi skjal sem tilgreinir fjárhæð, gjalddaga og vexti.

Gildistími víxilkröfu getur verið lengri en venjulegur greiðslufrestur viðskiptakrafna og sumar víxilkröfur eru til meira en eins árs. Útlán banka eru dæmi um víxilkröfur og teljast því til eigna bankans.