19.6 Notkun Excel til að búa til skammtímaáætlun
19.6Notkun Excel til að búa til skammtímaáætlun
Við lok þessa kaflahluta átt þú að geta:
Sjóðsáætlun er eitt helsta tæki fjármálastjóra til að skipuleggja og stýra handbæru fé. Hún spáir fyrir um inn- og útborganir og tengir þannig saman aðrar rekstraráætlanir fyrirtækisins. Í framleiðslufyrirtæki þarf meðal annars sölu-, framleiðslu-, innkaupa-, efnis-, yfirbyggingar- og launaáætlanir, auk áætlunar um sölu- og stjórnunarkostnað og fjárfestingar, áður en hægt er að meta fjárþörfina.
Einstaklingur ber væntar tekjur saman við framfærslukostnað og sparnað. Á sama hátt nota fjármálastjórar sjóðsáætlanir til að tryggja að nægt fé verði til staðar næstu mánuði og til að:
Sjóðsáætlun er sjaldnast samþykkt í fyrstu gerð. Breyttar forsendur í sölu-, innkaupa- eða framleiðsluáætlun, nýjar hagspár eða aðgerðir til að lækka kostnað kalla yfirleitt á nýja útgáfu hennar.
Áætlun má gera fyrir hvern mánuð komandi reikningsárs, en oft er notuð rúllandi áætlun. Þegar einum mánuði lýkur er nýjum mánuði bætt við aftast. Ef tímabilið hefst í janúar tekur næsti janúar því sæti í dálki hægra megin við desember þegar fyrri janúar er liðinn.
Dæmi um eins árs rekstraráætlun
Árleg rekstraráætlun getur verið umfangsmikil, enda samanstendur fjárhagsáætlun fyrirtækis af mörgum innbyrðis tengdum áætlunum.
Söluáætlunin er unnin fyrst og mótar margar aðrar áætlanir. Hjá framleiðslufyrirtæki ræður vænt sala framleiðsluþörfinni; framleiðsluáætlunin mótar síðan efniskaup, yfirbyggingarkostnað og beinan launakostnað komandi árs.
Áætlun verslunarfyrirtækis er yfirleitt einfaldari en áætlun framleiðanda, en þarf samt að ná yfir birgðakaup og rekstrarkostnað, svo sem sölu- og stjórnunarkostnað. Þjónustufyrirtæki þarf ekki birgðakaupaáætlun en þarf rekstraráætlun. Öll fyrirtæki þurfa sjóðsáætlun.
Dæmið hér sýnir rekstraráætlun verslunarfyrirtækis. Ferlið hefst á sölu- eða tekjuspá sem byggist á innri og ytri upplýsingum og áætlar seldar einingar á tímabilinu, oftast eitt ár fram í tímann.
Stjórnendur vinna söluáætlun með sölu- og markaðsdeild og áætla bæði magn og söluverð. Síðan þarf að meta hve stór hluti sölu hvers mánaðar greiðist strax og hve mikið innheimtist síðar af viðskiptakröfum, meðal annars vegna sölu fyrri mánaðar. Mynd 19.7 sýnir söluáætlun og áætlaðar innborganir frá janúar til desember. Mánaðarsala og innborganir eru ekki jafnar þegar selt er í reikningsviðskiptum, því innheimta getur færst yfir á næsta mánuð. Við spá um innheimtumynstur þarf því að taka mið af lánskjörum, svo sem nettó 30 daga.
Söluáætlunin leggur grunn að öðrum áætlunum. Aukin sala kallar yfirleitt á meiri birgðakaup og hluta rekstrarkostnaðar. Innkaupaáætlunin á mynd 19.8 sýnir bæði áætluð birgðakaup og útborganir hvers mánaðar.
Útborganir vegna innkaupa falla ekki endilega til í sama mánuði og kaupin. Viðskiptaskuldir dreifa greiðslunum yfir einn eða fleiri síðari mánuði. Í dæminu greiðast innkaup næsta mánuð, sem samsvarar 30 daga meðalgreiðslufresti, en lánskjör geta einnig miðast við 45, 60 eða 90 daga.
Næst er gerð rekstrarkostnaðaráætlun fyrir sölu- og stjórnunarkostnað. Mynd 19.9 tekur hvorki með kostnaðarverð seldra vara né gjöld án sjóðsáhrifa, svo sem afskriftir. Í verslunarrekstri koma útborganir vegna seldra vara fram sem greiðslur fyrir birgðakaup í innkaupaáætluninni.
Þegar sölu-, innkaupa- og rekstrarkostnaðaráætlanir liggja fyrir er hægt að gera sjóðsáætlun. Innborganir koma úr söluáætlun, greiðslur fyrir birgðir úr innkaupaáætlun og útborganir vegna sölu- og stjórnunarkostnaðar úr rekstrarkostnaðaráætlun.
Dæmi um sjóðsáætlun
Sjóðsáætlunin er unnin síðust og er oft hluti af fjárhagsáætlun ásamt áætluðum rekstrar- og efnahagsreikningi. Hún metur sjóðstreymi, hjálpar fyrirtækinu að viðhalda nægri sjóðsstöðu og sýnir hvenær þörf verður á ytri fjármögnun.
Í Excel má prófa mismunandi sviðsmyndir og sjá hvenær sjóðsafgangur eða sjóðshalli myndast. Afgang má ávaxta í markaðsverðbréfum, en halli kallar til dæmis á lánalínu, að því gefnu að forsendur spárinnar standist.
Mynd 19.10 sýnir mánaðarlega sjóðsáætlun, en einnig má skipta henni niður eftir vikum eða ársfjórðungum.
Rúllandi sjóðsáætlun er uppfærð með nýju tímabili þegar elsta tímabilinu lýkur. Tólf mánaða áætlun frá janúar til desember 20X1 heldur þannig áfram þegar janúar 20X2 er bætt aftast við eftir lok janúar 20X1. Spáin nær því ávallt eitt ár fram í tímann.
Tafla 19.5 sýnir þær formúlur og línur sem mynda grunn mánaðarlegrar sjóðsáætlunar á mynd 19.10.
| Upphafleg sjóðsstaða | Sjóðsstaða á fyrsta degi mánaðar. Í mynd 19.10 er B2 staðan 1. janúar. Frá febrúar til desember flyst lokastaða fyrri mánaðar yfir sem upphafsstaða næsta mánaðar; C2 vísar því í B9. |
| Innborganir | Áætlaðar innborganir frá viðskiptavinum, staðgreiðslusölu og öðrum verulegum liðum, svo sem arði, vöxtum eða sölu fastafjármuna. Innborganir janúar í B3 á mynd 19.10 koma úr B12 í sölu- og innheimtuáætlun myndar 19.7. |
| Útborganir | Áætlaðar greiðslur vegna rekstrarkostnaðar og viðskiptaskulda. Útborganir janúar á mynd 19.10 eru samanlagðar greiðslur fyrir innkaup í B3 á mynd 19.8 og rekstrarkostnaður í B12 á mynd 19.9. |
| Hreint sjóðstreymi | Innborganir að frádregnum útborgunum. Hreint sjóðstreymi janúar er reiknað í B5 á mynd 19.10. |
| Bráðabirgðalokasjóðsstaða | Upphafleg sjóðsstaða að viðbættu eða frádregnu hreinu sjóðstreymi, áður en lágmarkssjóðsstaða er tekin með. Formúla janúar á mynd 19.10 er =B2+B5. |
| Frádregið: lágmarkssjóðsstaða | Lágmarksfjárhæð handbærs fjár sem stjórnendur ákveða að fyrirtækið skuli halda. Á mynd 19.10 kemur viðmiðið fram í hólfum B2:G7 og B17:G17. |
| Sjóðsafgangur (sjóðshalli) | Bráðabirgðalokasjóðsstaða að frádreginni lágmarkssjóðsstöðu. Formúla janúar er =B6-B7. Afgang má fjárfesta í markaðsverðbréfum, en halli kallar á fjármögnun, til dæmis lánalínu eða bankalán. Í dæminu er aðeins ágúst með halla. |